Daten, Transparenz und Verantwortung

Innenarchitektinnen und Innenarchitekten erfassen, speichern, verwenden und löschen in Ihren Büros die Daten von Bauherren, Planungspartnern, Firmen und Mitarbeitern.
Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) baut auf bestehenden Rechtsvorschriften auf, verstärkt aber das Individualrecht auf den Schutz der eigenen, personenbezogenen Daten.

Grundlegendes bleibt wie bisher

Einzelpersonen erhalten mehr Kontroll- und Ahndungsmöglichkeiten und der Schutz vor Datenmissbrauch hat oberste Priorität. Die Regelungen betreffen als „Kleinstunternehmen“ auch Innen/Architekturbüros.
Der für das Datenschutzrecht weiterhin maßgeblichen Grundsatz ist Transparenz.
Personen müssen wissen, dass und wofür sie betreffende Daten erhoben, verwendet oder anderweitig verarbeitet werden. Entscheidend ist auch die Zweckbindung: Daten dürfen nur zu einem vorher festgelegten Zweck und nicht etwa „auf Vorrat“ verarbeitet werden. Und die verarbeiteten Daten müssen auf das für die Zwecke ihrer Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.

Vertrag, Dokumentation und Rechenschaft

Um die Rechtmäßigkeit seiner Datenverarbeitung nachweisen zu können, ist der Abschluss eines Architektenvertrages unerlässlich. Neu ist der niedergelegte Grundsatz der Rechenschaftspflicht.
Danach ist der Verantwortliche, also der Büroinhaber, für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Prinzipien verantwortlich und muss deren Einhaltung auch nachweisen können.
Hilfreich für einen Nachweis ist zum Beispiel, wenn sich das Architekturbüro dahingehend zertifizieren lässt oder so genannte „Auftragsverarbeiter“ einsetzt. Typische Beispiele für eine Auftragsverarbeitung sind die Wartung der Computeranlagen, Aktualisierungen der Software oder die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter durch Dienstleister. Wenn in Architekturbüros mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich.

Rechte betroffener Personen

Eine wesentliche Erweiterung sind die neu geregelten Rechte der „betroffenen Person“.
Darunter fallen insbesondere die Informationspflichten bei der Erhebung von personenbezogenen Daten.
Für den Architekten bedeutet dies, dass er z.B. seinem Bauherrn beim Abschluss eines Architektenvertrages und der dazu erforderlichen Erhebung von Daten „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form“ mitteilen muss, wer die Daten erhält und zu welchem Zweck. Zum Beispiel als entsprechende schriftliche Vertragsanlage.

Löschung von Daten

Eine weitere Neuerung stellt das „Recht auf Vergessenwerden“ dar.
Danach sind Daten unverzüglich zu löschen, wenn sie für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden. Ausnahme ist wiederum, wenn die Verarbeitung der Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Vor dem Hintergrund der fünfjährigen Gewährleistungsfrist kann eher nicht erwartet werden können, dass sämtliche Daten bereits nach Abschluss eines Bauvorhabens gelöscht werden. Daten müssen immer datenschutzkonform gelöscht werden, beispielsweise durch einen Fachbetrieb für Aktenentsorgung.

Beschäftigtendatenschutz

Der Beschäftigtendatenschutz entspricht in großen Teilen den bisherigen Regelungen.
Danach dürfen die Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigtenverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, etwa im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens, erforderlich ist.

Schadensersatz und Geldbußen

Mit der Einführung der DS-GVO erfolgt im Bereich der Bußgeldvorschriften eine deutliche Erhöhung. Nicht zuletzt im Hinblick darauf ist es Architekten zu empfehlen, sich mit den neuen Anforderungen zu befassen.


Quelle: Quelle: Dr. Florian Hartmann/Katrin Dietrich, Architektenkammer Nordrhein-Westfalen.
» www.aknw.de/Praxishinweise

Ausführliche Informationen zum Thema für (Innen)Architekten finden Sie auf den Seiten der Architektenkammer Baden-Württemberg:
» www.architektendatenschutz.de

Bild: Hans Jürgen Landes. Projekt: Messestand des DTI, imm cologne 2014 von raumkontor, Düsseldorf.